person writing bucket list on book

Taken en Werkwijze

Grondslag

De kerkorde Art. X lid 2 benoemt de diaconale roeping van de gemeente, waarop de Commissie ZWO haar visie en werkwijze baseert:

“De gemeente vervult haar diaconale roeping in de kerk en in de wereld door in de dienst van barmhartigheid en gerechtigheid te delen wat haar aan gaven geschonken is, te helpen waar geen helper is en te getuigen van de gerechtigheid van God waar onrecht geschiedt.”

De Commissie ZWO wil, geïnspireerd door Jezus Christus, bijdragen aan deze roeping door te delen wat ons is gegeven. Samen willen wij Kerk in Actie zijn, zodat mensen in Nederland en wereldwijd hoop krijgen en tot hun recht kunnen komen.

Plaats binnen de organisatie

De Commissie ZWO valt onder de verantwoordelijkheid van het College van Diakenen (CvD) en richt zich specifiek op de internationale werkterreinen van:

  • Zending
  • Werelddiaconaat
  • Ontwikkelingssamenwerking

De Commissie stimuleert gemeenteleden om over grenzen heen te kijken en zich in te zetten voor minder kansrijke groepen in de wereld. Dit gebeurt door:

  • het verstrekken van informatie en voorlichting;
  • het financieel ondersteunen van geselecteerde projecten.

Samenstelling

De Commissie bestaat uit vertegenwoordigers van:

  • Wijkgemeente Catharijne
  • Wijkgemeente Immanuël
  • Traject24

Sommige leden zijn diakenen, benoemd door hun wijk. Daarnaast kunnen niet-ambtsdragers als lid worden benoemd, eventueel met specifieke taken.

  • De Commissie kiest uit haar midden een voorzitter en secretaris.
  • De voorzitter wordt aangesteld door het CvD en maakt deel uit van het Moderamen van het CvD.

Doelstelling

De Commissie ZWO is actief op het terrein van zending, werelddiaconaat en ontwikkelingssamenwerking in het buitenland.

Het werk sluit aan bij de activiteiten van Kerk in Actie, waarvan projecten via collectes en giften worden ondersteund. Maar ook projecten van de GZB of Wilde ganzen worden ondersteund. Daarnaast steunt de Commissie Commissie via de zogenaamde giftenronde ook projecten waarbij gemeenteleden persoonlijk betrokken zijn.

Taken

De taken van de Commissie ZWO zijn onder andere:

  • Het verstrekken van giften aan projecten op het gebied van zending, werelddiaconaat en ontwikkelingssamenwerking in het buitenland.
  • Het verstrekken van giften voor noodhulp via Kerk in Actie (KiA).
  • Het aandragen van ZWO projecten voor het jaarlijkse collecterooster.
  • Het onder de aandacht brengen van een themajaarproject voor een periode van minimaal twee jaar.
  • Het bevorderen van bewustwording binnen de gemeente over internationale diaconale vraagstukken.

Werkwijze Commissie ZWO

 

Vergaderingen

  • De Commissie vergadert gemiddeld één keer per zes weken.
  • Notulen worden gedeeld met het CvD.

Communicatie en informatie

  • De Commissie informeert gemeenteleden via kerkdiensten, Kerknieuws en de website over projecten, collectes en voortgang.
  • De Diaconie stelt jaarlijks een begroting en financieel jaaroverzicht op waar ZWO een onderdeel van is.
  • De Commissie ZWO stelt een jaarverslag en deelt dit met het CvD.

Jaarlijkse giftenronde

De Commissie ZWO nodigt jaarlijks gemeenteleden van alle wijkgemeenten binnen de Protestantse Gemeente Driebergen uit om diaconale of missionaire projecten aan te dragen die hen persoonlijk raken of waarbij zij betrokken zijn. Deze projecten komen in aanmerking voor de jaarlijkse giftenronde.

Taken ten behoeve van de giftenronde:

  • Een bericht plaatsen in Rondom Kerk en de diverse nieuwsbrieven om de start van de giftenronde aan te kondigen.
  • Ontvangen en registreren van aanvragen voor giften.
  • Beoordelen van aanvragen volgens vastgestelde criteria.
  • Voorbereiden van voorstellen voor toekenning van giften.
  • Terugkoppeling naar CvD.

De aanvragen komen binnen via:

  • De Diaconie
  • Gemeenteleden
  • Leden van de Commissie ZWO

De voorzitter van de Commissie ZWO is coördinator en centraal aanspreekpunt.

Budget

De Commissie ZWO ontvangt inkomsten toegewezen door het CvD, afkomstig uit:

  • jaarlijkse inkomsten van Kerkbalans;
  • speciale bijdragen voor ZWO;
  • giften en legaten;
  • collectes;
  • noodhulpbijdragen.

De penningmeester van de Diaconie verstrekt ten minste tweemaal per jaar een overzicht van beschikbare middelen.

Aan het einde van het jaar kan, op basis van het jaarresultaat, in overleg met het CvD een extra bedrag worden vrijgemaakt.

Criteria voor giften

Een project moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Duidelijk doel:

  • Gericht op het ondersteunen van kwetsbare groepen in kerk en samenleving.

2. Transparantie van de organisatie:

  • Inzicht in werkwijze, doelstellingen en financieringsstromen.
  • Aantoonbare bijdrage aan Bijbelse gerechtigheid en het maken van verschil.

3. Ingediende projecten

  • Controle op ANBI-status en/of CBF-keurmerk.
  • Indien deze ontbreken: extra informatie opvragen bij de indiener of gemeenteleden.
  • Indien een KIA project wordt ingediend, wordt er van uit gegaan dat KIA dit borgt.

4. Toetsing:

  • Beoordeling op noodzakelijkheid en doelmatigheid.

5. Uitsluiting:

  • Geen directe ondersteuning van natuurlijke personen.

6. Extra giftenronde (voor- en najaar):

  • Geen projecten die al via het reguliere collecterooster worden ondersteund.
  • Bij voorkeur nieuwe projecten om routinematige giften te voorkomen.

7. Evenwichtige verdeling

  • Spreiding over continenten.
  • Variatie in soorten projecten (zending, werelddiaconaat, ontwikkelingssamenwerking).

Werkwijze giftenronde

Eerste giftenronde

  • Binnengekomen verzoeken worden door de coördinator geregistreerd en voorzien van volgnummer.
  • De commissie bereidt een voorstel tot verdeling van de giften voor.
  • Na goedkeuring in de vergadering wordt een overzicht met toekenningen en betalingsgegevens naar het Kerkelijk Bureau gestuurd.
  • Het CvD ontvangt het overzicht ter informatie.

Twee giftenronde (eind van het jaar)

  • Voor deze giftenronde worden alle collectes met een doel in kader van ZWO verhoogd met een extra bedrag vanuit het ZWO budget.
  • De commissie bereidt een voorstel tot verdeling van de giften voor.
  • Na goedkeuring in de vergadering wordt een overzicht met toekenningen en betalingsgegevens naar het Kerkelijk Bureau gestuurd.
  • Het CvD ontvangt het overzicht ter informatie.

Afwikkeling

  • Het Kerkelijk Bureau bevestigt binnen twee weken na betaling welke bedragen zijn overgemaakt.
  • Gemeenteleden worden ten minst eenmaal per jaar geïnformeerd via de mediakanalen van de kerk.

Noodhulpaanvragen

Definitie

Onder noodhulp wordt verstaan:

Het verlenen van directe hulp aan overlevenden van een acute noodsituatie, veroorzaakt door een natuurramp of oorlogssituatie.

Kerk in Actie kan hiervoor speciale verzoeken indienen bij Diaconie.

Werkwijze bij noodhulpaanvraag

  • Ontvangen verzoek wordt direct gedeeld met voorzitters van Diaconie en Commissie ZWO.
  • Voorzitter ZWO vraagt de leden binnen 24 uur te reageren op het voorstel voor een extra collecte en of er een verdubbeling plaatsvindt en tot welk bedrag.
  • In overleg met het CvD wordt een datum voor de collecte vastgesteld.
  • Het rekeningnummer van de Diaconie wordt opengesteld voor extra bijdragen.
  • Besloten wordt of de collecte verhoogd of verdubbeld wordt, met eventueel een maximum.
  • De gelden worden overgemaakt aan KiA of een andere betrokken kerkelijke organsiatie..
  • Indien nodig wordt alvast een voorschotbedrag overgemaakt door het Kerkelijk Bureau.
  • ZWO-diacenen zorgen voor communicatie richting wijkgemeenten en Kerknieuws.

Afwikkeling noodhulp

  • Het Kerkelijk Bureau informeert ZWO en CvD over het totaalbedrag en de datum van betaling.
  • ZWO publiceert afsluitende informatie in Kerknieuws.